Gästblogg Kristina Björn: Upphandla för utveckling är skriven just för dig

Skolans digitalisering innebär stora investeringar. Hur kan man utnyttja potentialen i upphandlingsprocessen för att digitalisera skolan mer framgångsrikt? Kristina Björn ansvarade som IT-strateg för Falkenbergs skolor för flera upphandlingar och har arbetat länge med strategiskt ledarskap av skolans digitalisering. Hon är just nu aktuell med boken Upphandla för utveckling där hon delar med sig av sina erfarenheter. Du har också chansen att möta Kristina Björn på Gleerups After BETT-mingel 25 januari. 
 

Jag hade bara kunnat kalla mig författare i några dagar när frågan jag förväntat kom första gången:

– Hur i all sin dar kan du välja att skriva om något så tråkigt som upphandling?

Efter att ha arbetat med skolans digitalisering i två tredjedelar av mitt yrkesliv, ofta i gränslandet mellan leverantörer och skolverksamhet, är svaret enkelt.

Erfarenhet och överblick från upphandlingsområdet 
År efter år radar exemplen upp sig hur både skolhuvudmän och leverantörer kämpar med att hantera utfallet av mer eller mindre lyckade upphandlingar. År efter år är det elever och lärare som får leva med konsekvenserna. Potentialen till förbättringar och mer nytta för pengarna är stor. För den som har haft möjlighet att samla på sig både erfarenheter, kunskaper och överblick på berörda områden är det då rätt självklart att försöka dela med sig av det man kan.

Digital transformation innebär stora investeringar
Skolans digitala transformation innebär stora investeringar. Förra året omsatte EdTech-branschen ensam 2,7 miljarder bara i Sverige, en bransch som fortsätter att växa snabbt. Möjligheten att göra upphandlingar som stödjer god utveckling för både köpare och leverantörer är stor. Men det kräver dialog, engagemang och lärande.

Upphandling mer än själva upphandlingsfasen 
Det är vanligt att upphandlingar betraktas som något perifert skolverksamhet. Ett område som någon utanför skolans organisation kan bättre, vanligen en upphandlare eller ekonom. Och visst finns det moment i ett upphandlingsarbete som kräver viss expertkompetens kring just lagar, regler och upphandlingsprocedurer. Men man skjuter sig själv i foten om man begränsar sin bild av vad upphandling är till bara själva upphandlingsfasen.

Kräver långsiktig vision för verksamheten 
Upphandling är nämligen i sin vidare mening inget avgränsat projekt som man genomför när man är behov av ett nytt avtal. Nej det är en cyklisk verksamhetsprocess som grovt kan delar in i tre faser; förberedelsefasen, upphandlingsfasen och förvaltningsfasen. Som ansvarig för skolans verksamhet har du ansvar för hela processen. Hur lång en cykel är styrs av avtalstider, men den måste framför allt präglas av en långsiktig vision för verksamheten, fokus på uppdraget och ett kontinuerligt utvecklings- och kvalitetsarbete som är väl etablerat i verksamheten.

Avsätt tid och resurser 
Förberedelsefasen är den fas i upphandlingscykeln som föregår själva upphandlingen. Den kan vara olika lång beroende av hur arbetet med skolans digitalisering bedrivits tidigare och hur väl man arbetat med uppföljning och kvalitetssäkring i förvaltningsfasen. Helt klart är dock att den har lika stor betydelse som vid alla andra arbeten. Spacklar du för dåligt eller låter de gamla kökstapeterna sitta kvar under de nya trots att de är dåligt limmade bara för att få upp de nya före jul, får du sannolikt räkna med att lägga tid och kraft på att göra om och göra rätt efter nyår. Ja kanske till och med också flytta hela julfirandet till någon annans kök. Avsätter du för knappa resurser till att förbereda en upphandling för skolans digitalisering, får du istället räkna med att avsätta pengar, tid och kompetens för att ”krishantera”, släcka bränder och skapa kortsiktiga, mindre hållbara lösningar under förvaltningsfasen. Resurser som kunde använts till utveckling av undervisningen.

Utveckla beställarkompetens 
Det är egentligen nästan uteslutande under nästa fas, upphandlingsfasen, som en person med särskild upphandlingskompetens bör involveras. Denna kan inte ensam agera beställare och formulera krav och kriterier för upphandlingen, utan det är centralt att det finns ansvariga från verksamheten som besitter god beställarkompetens och kan bidra även i denna arbetsfas. Beställarkompetens kommer dock inte med handpåläggning utan måste utvecklas kontinuerligt. Absolut centralt för en god beställarkompetens är god verksamhetskännedom, men det krävs också goda kunskaper om uppdrag, intern organisation, bransch och vad marknaden erbjuder. Utöver detta är det också så gott som nödvändigt att som beställare besitta grundläggande upphandlingskompetens så att man förstår och kan bidra på ett bra sätt under hela upphandlingsfasen. Denna kompetens måste underhållas och utvecklas och det görs enligt min bestämda uppfattning bäst i team. Mer om detta i boken.

Säkerställ leveransens kvalitet 
Avslutningsvis infinner sig den så kallade förvaltningsfasen. Här är det lätt att slå sig till ro, avtalet är ju i hamn. Istället borde vara den mest intensiva fasen då det är under denna period som de effekter man vill åstadkomma i verksamheten faktiskt ska uppstå. Det handlar om ett säkerställa leveransernas kvalitet och att avtalet följs, men också om att arbeta strukturerat och metodiskt för att leveranserna i så stor grad som möjligt ska bidra till positiv utveckling. Om man följer utvecklingsprocessen och mäter med såväl kvalitativa som kvalitativa aspekter skapar man inte bara underlag för ett systematiskt kvalitetsarbete utan också ett värdefullt underlag att ta med in i förberedelsefasen inför nästa upphandling. På så vis sluts cykeln.

Aktivt samarbete med leverantörer
Att upphandla för utveckling handlar om att leda, navigera och agera flera olika områden, såväl internt som externt. Verksamhetskännedom, kompetens att strategiskt leda utveckling liksom upphandlings- och beställarkompetens är centralt. Dels för en bra upphandlingsprocess men också för kvalitets- och resultatsökningar och för mesta möjliga nytta för alla de resurser man investerar. Utöver detta kan ett aktivt samarbete med leverantörer kring utveckling av produkter och tjänster bidra till innovation som i förlängningen gynnar oss alla.

Vill bidra med konkret stöd 
Jag skrev boken Upphandla för utveckling med avsikt att belysa upphandling i ett strategiskt ledarskaps- och skolutvecklingsfokus. Men också för att bidra med konkret stöd kring hur man bedriver framgångsrika upphandlingsprocesser för skola. Ett stöd som jag hoppas ska sänka en del trösklar för alla de som mer eller mindre motvilligt tar sig an att upphandla för digital skola. Ett stöd jag av erfarenhet vet att väldigt många behöver fastän de kanske ännu inte riktigt har insett det själva.

Tänk om!
Så till dig som ansvarar för förskole- och skolverksamhet och brottas med digitaliseringsfrågan, men som ännu inte riktigt har förstått varför du ska läsa den här boken vill jag bara säga; Tänk om! Upphandla för utveckling är skriven just för dig.

Kristina Björn
Läs mer: www.enrich.nu
Följ Kristina på twitter: @kristina_bjorn